Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tietosuojalla tarkoitetaan yksityisyyden suojaamista henkilötietoja käsiteltäessä. Rekisteri- ja tietosuojaseloste perustuu GDPR-asetukseen (General Data Protection Regulation) ja Suomen henkilötietolakiin (523/1999), 10 § ja 24§.

Rekisterin ylläpitäjä:

Fysita Oy

Y-tunnus  2803057-8

Vapaudentie 62, LT 3

60100 Seinäjoki

 

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Maija Marjanen

Vapaudentie 62, LT 3

60100 Seinäjoki

Puh. 044 532 1533

 

maija.marjanen(a)fysita.net

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Potilas- ja asiakastietorekisterin ensisijainen tarkoitus on asiakassuhdetietojen, hoitokirjausten ja -palautteiden kirjaaminen ja arkistointi. Asiakasrekisteriin kerätään Fysita Oy:n asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Liikkeen edustajat käyttävät yhdessä henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Diarium-palvelua, joka on Finnish Nets Solutions Oy:n tuottama ajanvaraus- ja asiakkuudenhoitojärjestelmä (lisätietoja: www.diarium.fi). Diarium ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan kyseinen yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

Yritys käyttää rekisteröityneiden henkilötietoja yhteydenpitoon ja tiedottamiseen sekä asiakassuhteen hallintaan ja ylläpitoon. Tietoja voidaan käyttää yrityksen omaan suoramarkkinointiin.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Potilaslain mukaan Fysita Oy:lla on lakisääteinen velvollisuus potilasasiakirjojen laatimiseen: Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee merkitä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja käyttötarkoituksen perusteella määräytyvistä säilytysajoista säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella.

 

Rekisterin sisältö

Asiakasrekisteriin kerätään hoidon edellyttämät tiedot:

- nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite.

- alaikäisen asiakkaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot

- tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset ja/tai kiellot

Hoitojaksokohtaiset potilastiedot siirtyvät potilastietojärjestelmästämme Potilastiedon arkistoon ja näitä tietoja voi tarkastella Omakanta-palvelusta www.omakanta.fi/. Omakannassa voi antaa suostumuksen omien tietojen luovuttamiseen tai kieltää hoitojaksotietojen luovuttamisen muille terveydenhuollon toimijoille. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriimme tallennetut häntä koskevat tiedot henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, kirjallisella pyynnöllä tai Omakanta-palvelusta. Asiakkaalla on oikeus vaatia korjattavaksi rekisterissämme oleva virheellinen tieto tai peruuttaa annettu suostumus tietojen luovuttamiseen tai rajata sitä. Fysioterapeuttimme informoivat arkiston käyttöön liittyvistä käytännöistä tarvittaessa.

 

Sähköpostirekisteriin kerätään seuraavia tietoja: etunimi ja sähköpostiosoite. Rekisteröitynyt voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä uutiskirjeen alaosassa sijaitsevan linkin kautta: "Voit peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai muuttaa yhteystietosi milloin tahansa."

 

Verkkokaupan tilauksissa -jäsenyysrekisteriin kerätään oston yhteydessä seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, postiosoite ja sähköpostiosoite. Ostotositteita säilytetään kirjanpito- ja verolakien edellyttämä aika, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä. Yrityksen rekistereissä ei säilytetä asiakkaan pankkiyhteys- tai luottokorttitietoja.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

 

Fysita Oy/ Maija Marjanen

Vapaudentie 62, LT 3

60100 Seinäjoki

Puh. 044 532 1533

maija.marjanen(a)fysita.net

 

Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen: Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 

 

Rekisterin tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun asiakas saapuu vastaanotolle täyttäen henkilötietolomakkeen. Henkilötiedot saadaan myös liikuntaryhmiin ilmoittautumisen yhteydessä, jossa asiakas antaa nimitiedon lisäksi halutessaan myös sähköpostiosoitteensa liikuntaryhmiin liittyvää tiedotusta varten.

 

Henkilötietojen luovuttaminen

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei koskaan luovuteta yrityksen ulkopuolelle (esim. markkinointi,- myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin).

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisterit on tallennettu tietojärjestelmään ja ne on suojattu salasanoin ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Yritys on varmistanut, että kaikki sen käyttämät palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Yritys käyttää säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

Diarium-asiakastietojärjestelmä 

Mailchimp-sähköpostipalvelu

Kotisivukone-websivupalvelu

 

Asiakaspalvelussa ja potilashuoneissa olevat näyttöpäätteet on sijoitettu niin, että ulkopuoliset eivät näe asiakastietoihin tai näyttö pidetään lukittuna. Mikäli tämä ei ole mahdollista, suojataan näyttö erillisellä tietosuojakalvolla. Työntekijän poistuessa koneen äärestä, hän lukitsee näytön.

Ammattikortit pidetään aina turvassa, kun poistutaan tilasta. PIN-koodit säilytetään turvallisessa paikassa.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa potilasarkistokaapeissa.

 

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjä ja nimetyt säännönmukaiset palveluntarjoajat. Sähköisten rekistereiden käyttö vaatii käyttäjäoikeudet ja tiedot on tallennettu salasanasuojatuille palvelimille.

 

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Linkit kolmansien osapuolien verkkosivuille

Sivuston bannerit, artikkelit, ladattavat materiaalit ja uutiskirjeet voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Jos henkilö siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse.

 

Lisätiedot:

Rekisteriin liittyviin kysymyksiin vastaa Maija Marjanen maija.marjanen(a)fysita.net.

 

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on päivitetty 25.5.2018.